Agenda, lembretes e protocolos

Quando você fala na consulta "volta em 21 dias para a segunda dose", o AllEars.Vet já anota: a IA extrai a próxima dose da vacina e cria o lembrete sozinha. Esta seção explica os lembretes, o calendário, os protocolos e a carteira de vacinação.

Lembretes

Os lembretes vivem dentro da Agenda: na Agenda, a visualização Lembretes é uma lista corrida no estilo to-do — Atrasados, Hoje, Esta semana e Depois — onde o círculo à esquerda conclui e cada linha tem o Avisar. O link Ver concluídos, no fim da lista, mostra os últimos encerrados.

• Tocar no lembrete abre os detalhes: a observação que você escreveu, o tipo, a origem, o responsável com telefone e e-mail e a consulta que gerou o lembrete — tudo de leitura, sem precisar abrir o Editar. Os nomes do paciente e do responsável são links: um toque abre a ficha de cada um. No computador os detalhes aparecem na coluna ao lado da lista; no celular, numa ficha que sobe da base. No topo da ficha ficam três ícones — editar (lápis), avisar (sino) e excluir (lixeira) — e no fim o único botão, Concluir. No computador, o lápis troca o conteúdo da própria ficha pelos campos, sem abrir janela por cima; no celular abre o formulário. Excluir é para o lembrete criado por engano: ele some da agenda e não deixa histórico, diferente de Concluir, que registra o desfecho.

• De onde vem cada lembrete: a coluna Origem mostra se ele nasceu de uma consulta gravada, de um protocolo aplicado ou foi criado à mão — você sempre sabe que o sistema não inventou a data.

• Criar à mão: o botão redondo "+" no canto da tela cria um lembrete avulso quando você está na visualização Lembretes (ex.: antipulgas mensal). O paciente é opcional: deixe Nenhum e o lembrete fica só seu ("renovar o CRMV", "pedir mais seringas") — ele aparece na mesma lista, sem responsável para avisar.

• Vacinas criam lembretes sozinhas: ao registrar uma vacina com a data da próxima dose (na linha do tempo do paciente ou pela IA da consulta), o lembrete correspondente é criado e acompanha qualquer edição da data. Se a data for removida ou o evento excluído, o lembrete some junto.

Encerrar um lembrete

O botão Concluir abre as opções de encerramento — porque "feito" não é o único final honesto:

• Aplicada/feito aqui — registra o evento clínico na carteira (em vacina, dá para informar lote, fabricante, fabricação e validade) e, se você informar a próxima dose, o próximo lembrete já nasce agendado. Em um lembrete vencido, o app não assume que a dose foi hoje: informe a data em que ela foi aplicada (há atalhos para Hoje e Na data prevista).
• Já registrada no prontuário (vacinas): a dose já está na carteira. Encerra o lembrete sem criar outro registro.
• Feito em outro lugar — o responsável aplicou em outra clínica ou petshop: informe a data (e local, se quiser) e a dose entra na carteira marcada como externa · relatada pelo responsável. A série continua a partir da data informada.
• Responsável não quis — encerra; em protocolos, pergunta se encerra a série inteira.
• Não é mais necessário — você mudou a conduta; pede uma observação obrigatória.
• Perdi o contato — encerra sem culpa e alimenta o relatório de reativação.
• Só adiar — o lembrete volta a aparecer na data escolhida, sem contar como perdido.

Ao registrar uma dose de vacina (na linha do tempo, em Registrar vacina, na consulta ou pelo chat), o app encerra sozinho os lembretes pendentes da mesma vacina que essa dose cumpre: os que venciam até a data da dose e, se a dose foi adiantada, o lembrete que venceria nos 14 dias seguintes. O lembrete da próxima dose, criado pela própria dose, continua aberto. Assim, lançar o histórico de vacinas dose a dose não deixa lembretes antigos vencidos para trás.

Lembretes vencidos há mais de 90 dias geram uma sugestão de arquivamento em lote ("perdi o contato") — o app sugere, nunca resolve sozinho. Ao registrar o óbito de um paciente, todos os lembretes pendentes dele são cancelados automaticamente.

Avisar o responsável

Cada lembrete tem o botão Avisar: o app escreve a mensagem (paciente, o que vence, quando e o nome da clínica) e você envia com um toque pelo WhatsApp, por e-mail ou copia o texto. Depois do envio, o lembrete registra "avisado" com data e canal. O envio em lote percorre a lista um responsável por vez. Responsáveis sem telefone nem e-mail aparecem com o aviso "sem contato" e um atalho para completar o cadastro.

Com as mensagens automáticas por WhatsApp ligadas, os lembretes de vacina e de retorno também saem sozinhos. Para um lembrete que é só da equipe, desmarque Avisar responsável pelo WhatsApp ao criar ou em Editar: ele ganha o selo Interno, continua na agenda e nas notificações da equipe, o responsável não recebe a mensagem automática e a data da próxima dose não aparece no portal do responsável. O botão Avisar continua disponível se você mudar de ideia. A próxima dose da mesma vacina também nasce interna, seja ao concluir o lembrete, seja ao registrar a dose na consulta ou em Registrar vacina.

Agenda

A Agenda mostra o mês inteiro: lembretes, seus compromissos pessoais, aniversários de pacientes e responsáveis e vencimentos de plano de saúde — cada tipo com sua cor, atrasados marcados em vermelho. No computador, a coluna ao lado da grade mostra a agenda do dia selecionado: clique num dia e ela lista o que há nele; o botão + Novo compromisso já cria com aquela data. As visões Semana e Dia mostram as horas de cada compromisso.

No celular, a agenda se navega rolando e arrastando. No alto ficam duas abas — Agenda e Lembretes (com o número de atrasados) —, e logo abaixo o botão que leva ao nível de cima:

• Mês: role para cima e outubro emenda em setembro, sem trocar de tela. Toque num dia para abrir o dia; ‹ 2026 sobe para o ano.
• Ano: os doze meses em três colunas, com um ponto nos dias que têm algo. Role e um ano emenda no outro; o ano em que você está fica fixo no alto. Toque num mês (ou num dia dele) para abrir.
• Dia: a semana aparece numa faixa no topo — toque num dia para trocar, ou arraste para o lado para andar um dia de cada vez. O botão Semana ao lado mostra os sete dias com as horas; ‹ Setembro volta ao mês.
• Hoje aparece no cabeçalho só quando você saiu do dia (ou do mês/ano) atual, e traz você de volta. Os filtros por tipo ficam no ícone de funil, que fica marcado enquanto houver filtro aplicado.

No computador nada disso muda: continuam as abas Lembretes/Ano/Mês/Semana/Dia e as setas ‹ › para andar no tempo.

No computador, arraste para remarcar. Nas visões Semana e Dia, arraste um compromisso para outro horário ou outro dia, ou puxe a borda de baixo para mudar o fim (ele encaixa de 15 em 15 minutos; Esc cancela). Na clínica, na visão Por profissional, soltar o compromisso na coluna de outra pessoa troca o responsável. Num compromisso que se repete, arrastar move só aquela ocorrência.

• Novo compromisso: título, data e hora (ou dia inteiro), tipo (pessoal, bloqueio ou clínico), paciente opcional e repetição (diária, semanal com dias da semana, mensal, anual), terminando nunca, em uma data ou depois de N vezes. Ao mudar a hora de início, a hora de fim acompanha e a duração continua a mesma — remarcar um retorno de 30 minutos das 9h para as 14h vira 14h–14h30. Para mudar a duração, edite o campo Fim.
• Atalho para as fichas: num compromisso com paciente, logo abaixo do campo do paciente aparecem Abrir ficha do paciente e Abrir ficha do responsável (quem marcou o horário ou, sem isso, o responsável do paciente).
• Observações: campo livre do compromisso, para o que ajudar no atendimento. Telefones e e-mails escritos ali aparecem como botões logo abaixo: um toque abre a conversa no WhatsApp ou o e-mail, e o texto continua editável.
• Editar um compromisso que se repete: o app pergunta se a mudança vale só para esta ocorrência, esta e as próximas ou toda a série — você nunca precisa quebrar a série para mudar um dia.
• Aniversários vêm da data de nascimento do paciente e do responsável (campo novo no cadastro do responsável) — não precisam de cadastro à parte.
• Em clínicas, cada item pode ter um responsável: lembretes e compromissos aceitam um membro da equipe como responsável. Todo mundo continua vendo tudo na agenda compartilhada (é assim que a recepção encaixa horários e um colega cobre o outro); o responsável ganha o filtro Meus e é quem recebe a notificação diária. Lembrete sem responsável é da clínica: qualquer um atende.
• Visão Dia por profissional (clínicas): no Dia, a agenda vira colunas — Sem responsável à esquerda e uma coluna por membro. Clicar numa faixa de hora dentro de uma coluna já cria o compromisso atribuído àquele profissional.

Tipos de compromisso

Em Configurações → Agenda, o cartão Tipos de compromisso deixa você criar categorias com cor (já vem com Consulta, Retorno, Vacinação, Cirurgia e Exame, todas editáveis). Ao marcar um compromisso, escolha a Categoria e a agenda pinta o compromisso com a cor do tipo nas visões Mês, Semana e Dia. Recolorir um tipo repinta os compromissos dele; excluir um tipo não descolore os já marcados.

Página de agendamento

Na Agenda, o ícone de engrenagem abre as Configurações da agenda, onde ficam a integração com o Google Calendar e a sua página de agendamento, um link público para clientes marcarem horário sozinhos. Veja o passo a passo em Página de agendamento.

Google Calendar

Conecte sua conta Google em Configurações → Integrações e a integração funciona nos dois sentidos de exibição:

• Seus compromissos vão para o Google: eles aparecem na sua conta — inclusive os repetidos, e as mudanças e exclusões acompanham. Em clínicas, vai para o seu Google o que está atribuído a você. Lembretes não são enviados.
• Você escolhe em qual calendário: o campo Criar os compromissos em oferece o calendário "AllEars.Vet" que o app cria (padrão) ou qualquer calendário seu com permissão de edição. Aponte para o calendário que a clínica já compartilha e a equipe inteira passa a ver os agendamentos sem assinar um calendário novo. Ao trocar, os compromissos já sincronizados saem do calendário antigo e reaparecem no novo em alguns minutos. A escolha fica guardada: se você desconectar e conectar a mesma conta de novo, o destino volta sozinho.
• Seus eventos do Google aparecem aqui: em Configurações → Integrações você marca quais calendários da sua conta aparecem na agenda (por padrão, o principal). Os eventos deles entram com o filtro Google (em azul) e, na clínica, ficam na sua coluna da visão Por profissional. O calendário "AllEars.Vet" também é lido, então um evento que você criar nele à mão aparece na agenda; o que o próprio app enviou para lá é reconhecido e não duplica. Mudanças feitas no Google chegam à agenda em segundos.

Trazer um evento do Google para a agenda

Toque num evento do Google para ver os detalhes (horário, local, convidados e descrição) e use Trazer para a agenda. Ele vira um compromisso ligado ao mesmo evento do Google, sem duplicar: ganha responsável, pode ser arrastado e editado, e recebe o lembrete por WhatsApp com a confirmação do tutor. O app já sugere a categoria pelo título (por exemplo, "Consulta Online (Ana)" vira Consulta) e encontra o tutor pelo e-mail ou pelo nome de quem marcou, quando ele já está cadastrado. O local e a descrição do evento viram as Observações do compromisso; o que você editar nelas fica só no AllEars.Vet.

Depois disso, o que você mudar no app (título e horário) muda também no Google, no mesmo calendário em que o evento foi marcado. Se o cliente remarcar ou cancelar pelo Google, por exemplo pelas páginas de agendamento do Google, o compromisso acompanha. Ao excluir um compromisso que veio do Google, o app pergunta se ele sai só daqui (continua no Google) ou também do Google Agenda.

Na clínica, a opção Mostrar para a equipe desta clínica, em Configurações → Integrações, deixa a equipe ver os seus eventos do Google na sua coluna e trazê-los para a agenda. É assim que a recepção confirma as consultas que chegam pelo Google. Sem ela, cada pessoa vê só o próprio Google.

Para parar, use Desconectar na mesma tela — o calendário "AllEars.Vet" é removido da sua conta Google junto com os compromissos sincronizados, e os eventos do Google somem da agenda (seus dados no AllEars não mudam). Se você escolheu outro calendário como destino, os compromissos criados lá continuam no lugar: são seus, na sua agenda. Se a conexão expirar, você recebe uma notificação e basta Reconectar.

Protocolos

Em Protocolos você escreve um cronograma uma vez ("pós-operatório: retorno em 2 dias, retirada de pontos em 10, alta em 30") e aplica a qualquer paciente em um toque — cada etapa vira um lembrete datado.

• O app já vem com presets editáveis: vacinação de filhote (cão e gato), reforço anual, vermifugação, pós-operatório e check-up geriátrico.
• Etapas podem contar do início ou da etapa anterior — concluir uma etapa atrasada (ou movê-la) reagenda automaticamente as etapas encadeadas seguintes.
• Em clínicas, protocolos podem ser compartilhados com a equipe: todos aplicam o mesmo pós-operatório.
• Cada etapa tem a opção Avisar responsável pelo WhatsApp, ligada por padrão. Desligue numa etapa que é só da equipe (um reforço que a clínica controla, um retorno interno): os lembretes dela aparecem na agenda com o selo Interno e não geram a mensagem automática para o responsável. Na lista de protocolos, o cartão mostra quantas etapas são internas.
• Abaixo de cada etapa que vai para o responsável aparece a mensagem que ele recebe no WhatsApp, com o nome da etapa no meio da frase ("o(a) Zoe tem retorno previsto para 27/10"). Dê nomes que leiam bem ali, como "retorno", "exame de controle" ou "vermífugo" (a frase termina em "previsto"), e não ações como "Agendar retorno". A mesma prévia aparece ao criar ou editar um lembrete.
• A linha do tempo mostra o protocolo inteiro com as datas: o que vai para o responsável (com a mensagem e o dia e horário em que o WhatsApp sai), o que é interno e o que fica só na agenda. Ela aparece no editor do protocolo, no menu ⋯ → Ver linha do tempo da lista e ao aplicar o protocolo, já com o paciente, o responsável e a data de início escolhidos; ali ela também avisa quando o responsável ainda não autorizou mensagens por WhatsApp (ou não tem um celular válido), porque nesse caso nada sai.

Registrar vacina

Vacina tem uma porta só. Na página do paciente, Adicionar → Vacina abre a tela onde você escolhe entre:

• Vacina aplicada — uma dose, com lote, fabricante, data de fabricação e validade do frasco, a data do reforço (essa data vira o lembrete sozinha) e um campo de observações livre (reação, local de aplicação, o que mais quiser registrar).
• Protocolo de vacinação — agenda de uma vez todas as doses do esquema.

Se o paciente tem menos de 1 ano, o protocolo de filhote da espécie dele aparece sugerido no topo — é o caso do gatinho que chega para a primeira consulta e ainda não tem carteira. A sugestão some quando aquele esquema já está em andamento.

Ao começar um protocolo de vacinação você pode registrar junto a dose aplicada nesta data (com os mesmos campos de lote, fabricação, validade e observações): ela entra na carteira sem criar um lembrete próprio, porque daí em diante quem manda no calendário é o protocolo. Assim a primeira dose e o esquema nascem no mesmo ato, sem lembrete repetido.

O mesmo botão Registrar vacina está dentro da aba Carteira de vacinação.

Carteira de vacinação

Na página do paciente, a aba Carteira de vacinação agrupa as doses aplicadas (com lote, fabricante, fabricação e validade) e as próximas doses pendentes, por vacina. As observações da dose aparecem só para você: ficam fora do PDF e do portal do responsável. Dali você:

• Baixa o PDF com o timbre da clínica.
• Compartilha com o responsável: o botão leva à tela de acesso do responsável, onde você dá (ou gerencia) o acesso ao portal — a carteira, as próximas doses e o resto do que você escolher compartilhar ficam no mesmo lugar, com o mesmo link. Veja o artigo "Acesso do responsável".

Peça para a Mima

A Mima (o chat do app) enxerga e mexe na sua agenda. Pergunte "o que tenho na agenda esta semana?" ou "quais vacinas estão atrasadas?" e peça coisas como "marque um compromisso amanhã às 14h", "adie o lembrete do Rex para sexta" ou "conclua a vacina da Luna, aplicada hoje". Em clínica dá para dizer de quem é: "cria um lembrete pra Maria dar a vacina do Rex na sexta" — ela vira a responsável e passa a ser quem recebe a notificação daquele lembrete. Toda alteração aparece primeiro num cartão de aprovação no chat, com o nome do responsável — nada é criado, concluído ou excluído sem você aprovar.

Notificação diária

Se houver lembretes atrasados ou vencendo hoje, você recebe uma única notificação de resumo pela manhã, a partir das 8h no seu horário local — nunca uma notificação por lembrete.

Lembrete com horário

Ao criar ou editar um lembrete, o horário é opcional. Sem horário, ele é um item do dia e entra só no resumo da manhã. Com horário, você recebe um aviso na hora marcada — e, se estiver dentro do app nesse momento, aparece um alerta com o botão Concluir para encerrar o lembrete com um toque. Em clínicas, quem recebe é o responsável pelo lembrete. Mudar a data ou o horário reagenda o aviso automaticamente.