Com uma clínica no AllEars.Vet, a equipe inteira trabalha no mesmo espaço: pacientes, responsáveis, consultas e histórico ficam compartilhados. Cada pessoa continua tendo também o próprio perfil pessoal, separado da clínica.
Trocar entre o perfil pessoal e a clínica
Quem participa de uma clínica vê o seletor de espaço de trabalho — no rodapé da barra lateral (computador), com esse rótulo acima dele, ou no topo da tela (celular). Toque nele para alternar entre Pessoal e as clínicas das quais você faz parte; cada clínica da lista tem um ícone de engrenagem que abre a ficha dela sem trocar de espaço. A tela de gravação sempre mostra em qual espaço a consulta será registrada.
O que é criado dentro da clínica pertence à clínica e aparece para toda a equipe. O que é criado no perfil pessoal continua sendo só seu.
Clínica e papel timbrado são a mesma ficha
Cada clínica no AllEars.Vet é, antes de tudo, o papel timbrado — nome, endereço e logo impressos nas receitas e nos documentos. Isso é gratuito e continua funcionando como sempre. A novidade é que qualquer clínica pode também ativar uma equipe: aí ela vira um espaço compartilhado com plano próprio.
Em Configurações → Clínicas — no celular, Mais → Minhas clínicas — você vê a lista das suas clínicas. Tocar em uma delas abre a ficha da clínica, com uma barra lateral agrupada: Clínica (Dados da clínica, e a Página da clínica quando há equipe), Equipe (Pessoas e Papéis), Você (Meu perfil, como você aparece nesta clínica) e Administração (Assinatura, com vagas e pagamento, visível só para o dono, e Gerenciar dados, para trazer pacientes do perfil pessoal, trazer os registros da clínica de volta ou excluir a clínica). Cada item tem endereço próprio, então dá para guardar o link. No celular a lateral vira a lista da tela e tocar num item abre a subtela.
Criar uma clínica e ativar a equipe
- Vá em Configurações → Clínicas e toque em Adicionar clínica — só o nome por enquanto (grátis). Endereço, telefone, CNPJ e logo você completa na ficha, na aba Dados da clínica: o endereço tem campos próprios (CEP, rua, número, bairro, cidade e UF — digitar o CEP preenche o resto automaticamente) e o CNPJ é opcional, validado quando informado. Tudo pode ser preenchido depois; nada é obrigatório para começar.
- Na ficha da clínica, em Equipe → Pessoas, toque em Ativar equipe — você se torna o dono.
- Na aba Assinatura, escolha as vagas de veterinário e ative a assinatura para liberar o espaço da equipe.
Se a clínica já tinha pacientes no seu perfil pessoal, a aba Gerenciar dados da ficha oferece Trazer pacientes (com um contador ao lado do nome da aba enquanto houver pacientes a trazer): move os pacientes daquela clínica — com consultas, histórico e documentos — para o espaço compartilhado. Dá para marcar "Incluir pacientes sem clínica vinculada" e trazer também os pacientes pessoais que não estão em nenhum timbre, numa migração completa. A ação é única e não pode ser desfeita; responsáveis com pacientes em mais de uma clínica são copiados, nunca perdidos.
Enquanto a assinatura da clínica não é ativada
A clínica recém-criada fica com a assinatura pendente: o espaço da equipe existe, mas ainda não abre. Dentro dela, os itens do menu aparecem com um cadeado e as telas de consultas, pacientes, receitas e chat só liberam quando a assinatura é ativada.
Você não fica preso: no aviso amarelo da ficha da clínica há dois botões — Ativar assinatura e Voltar ao meu perfil pessoal. O perfil pessoal continua funcionando normalmente, com os seus pacientes e consultas de sempre. Também dá para trocar de espaço pelo seletor no rodapé do menu lateral.
Se a clínica já tem registros e você não vai assinar, a aba Gerenciar dados permite trazer tudo de volta para o seu espaço pessoal (veja abaixo).
Se a assinatura da clínica terminar: 7 dias em somente leitura
Quando o acesso da clínica termina — cancelamento, pagamento que não passou ou fim de um período de cortesia — a equipe não perde o histórico de um dia para o outro. Por 7 dias o espaço continua abrindo em modo somente leitura: todo mundo consulta pacientes, consultas, receitas e documentos, e exporta o que precisar.
Nesse período ninguém grava consulta, assina receita nem edita ficha — os botões dessas ações somem e uma faixa amarela no topo mostra até quando o modo vale. Só o dono vê o botão de reativar a assinatura, porque só ele paga.
Passados os 7 dias, o espaço fica bloqueado como qualquer clínica sem assinatura. Em nenhum momento algo é apagado: assim que a assinatura for ativada, a equipe volta exatamente de onde parou.
Acesso de cortesia com data para terminar
Um acesso de cortesia dado pelo suporte pode ter data de término (ou valer por tempo indeterminado, até alguém removê-lo). Quando tem data, avisamos por e-mail 7 dias antes, 1 dia antes e no dia em que termina — na clínica, todos os membros recebem, não só o dono.
No perfil pessoal, quando a cortesia acaba a conta volta para o plano gratuito: nada é apagado, suas consultas, prontuários e receitas continuam lá, só o limite mensal fica menor. Numa clínica vale a regra dos 7 dias em somente leitura acima.
Já tenho o plano pessoal. Assinar a clínica cobra os dois?
Sim — a assinatura da clínica é um plano à parte, cobrado separadamente do seu plano pessoal. Ao ativar a equipe, as duas assinaturas ficam ativas ao mesmo tempo. Por isso, na tela de ativação, mostramos um aviso deixando claro que é um plano adicional.
Isso é de propósito: nem todo dono quer abrir mão do espaço pessoal. Mas se você pretende trabalhar só dentro da clínica daqui pra frente, não precisa manter os dois — dá para cancelar o plano pessoal depois.
Migrando do plano pessoal para a clínica
Se você já assina o plano Pro pessoal e ativa uma clínica, sua vaga de veterinário passa a ser coberta pela assinatura da equipe. A ficha da clínica mostra um aviso com o botão Cancelar plano pessoal: o plano fica ativo até o fim do período já pago e não renova mais — sem novas cobranças e sem perder nada (o espaço pessoal continua existindo, no plano gratuito). Planos assinados pela App Store ou Google Play são cancelados na própria loja (App Store ou Google Play), não pelo botão do app.
Perfil pessoal é opcional
Quem entra numa clínica por convite, sem nada no perfil pessoal, não vê o espaço "Pessoal" no seletor — a conta funciona só na clínica. Se quiser um espaço próprio (ou esconder o que não usa), vá em Configurações → Clínicas → Perfil pessoal e toque em Mostrar ou Ocultar. Ocultar é apenas visual: os dados do perfil pessoal continuam guardados e voltam quando você quiser.
Filiais (unidades)
Uma clínica com equipe pode ter mais de um endereço. Na aba Dados da clínica da ficha da clínica (que passa a se chamar Unidades quando há mais de uma), o dono toca em + Adicionar unidade para criar o papel timbrado de uma filial — nome, endereço e logo próprios. A equipe, o plano e os pacientes são os mesmos para todas as unidades; o que muda é o timbre impresso. Ao emitir uma receita ou documento, o veterinário escolhe a unidade no campo de clínica.
Cada pessoa também pode marcar uma unidade como o seu timbre padrão (botão Definir como padrão no cartão da unidade): é o timbre pré-selecionado nas suas próximas receitas e documentos. Vale para qualquer membro da equipe — não só para o dono.
Filiais com donos ou finanças separadas devem ser clínicas separadas — você pode participar de quantas quiser.
Papéis da equipe
- Dono — veterinário que administra a clínica: convida e remove pessoas, define papéis e cuida da assinatura.
- Veterinário — grava consultas, escreve prontuários e assina receitas. Cada veterinário ocupa uma vaga paga.
- Equipe — recepção, secretaria, financeiro e gerência: cadastram pacientes e responsáveis, consultam o histórico, usam o chat com a Mima e colhem a assinatura do responsável em documentos. Membros da equipe não pagam e não gravam consultas nem criam, editam ou assinam receitas e documentos — para eles, os botões dessas ações nem aparecem no app, e o menu inferior do celular mostra a aba Pacientes no lugar de Gravar.
O papel acima é o nível de acesso, diferente do cargo (veja a seguir).
Papéis da clínica (criar os seus)
Além dos papéis prontos, a clínica pode criar papéis próprios. Na ficha da clínica, no item Papéis da barra lateral, toque em Novo papel, dê um nome (Gerente, Residente, Recepção…) e marque o que ele pode fazer: gravar consultas, assinar receitas, assinar documentos, escrever prontuário, gerir pacientes e responsáveis, usar o chat e administrar a equipe.
Além do dono e do veterinário, já vem pronto o papel Administrador: administra a equipe (convida, troca papéis, configura os padrões e a página de agendamento da clínica) sem ocupar vaga paga e sem gravar consultas. É o papel para quem gerencia a clínica mas não atende.
Três coisas que valem saber antes de montar um papel:
- Gravar consultas ocupa vaga paga. Vale para qualquer papel, inclusive os que você criar. Ao marcar essa permissão, o app avisa quantas vagas estão livres.
- Assinar depende do CRMV da pessoa. Marcar a permissão autoriza pela clínica; quem não tem CRMV cadastrado continua sem conseguir assinar.
- Gerir a assinatura é só do dono e não aparece na lista de permissões. Assim uma clínica nunca fica trancada para fora da própria cobrança.
Um papel em uso não pode ser excluído: mova as pessoas para outro papel antes. Os papéis do sistema (Dono, Veterinário, Administrador, Equipe) não podem ser editados nem excluídos.
Seu perfil em cada clínica (foto, cargo e telefone)
No seu perfil você define a foto, um telefone e um cargo (por exemplo, Veterinário, Gerente ou Recepcionista). Esses dados acompanham você em todas as clínicas como padrão, mas cada clínica pode ter valores próprios — úteis quando você tem funções diferentes em lugares diferentes, quer usar um telefone só em uma clínica ou uma foto com o uniforme daquela clínica.
Na aba Meu perfil da ficha da clínica, o card "Meu perfil nesta clínica" mostra como os colegas daquela clínica veem você e concentra as personalizações, com a divisão de responsabilidade:
- Foto — controlada por cada membro para si mesmo, no card: Usar outra foto nesta clínica troca só ali (a foto do perfil pessoal continua valendo nas demais); Voltar à foto padrão desfaz.
- Telefone — também controlado por cada membro, no card. Informe um telefone diferente para aquela clínica, oculte o seu ou toque em Usar padrão para voltar ao telefone do perfil.
- Cargo — definido pelo dono da clínica para qualquer membro (é a função da pessoa naquela clínica), pelo botão de editar perfil na linha do membro na lista de equipe. No card, o cargo aparece como somente leitura.
Deixar um campo em branco faz a clínica usar o valor do perfil pessoal — e, quando há personalização, o seu perfil mostra um selo "Personalizado em {clínica}" no campo correspondente, que leva direto à ficha da clínica. Onde o nome de uma pessoa aparece dentro da clínica — por exemplo o "criado por" na lista de consultas, pacientes, receitas e documentos —, passar o mouse (ou tocar, no celular) sobre o nome mostra um cartão com foto, nome, cargo, telefone, e-mail, CRMV e papel de acesso, já respeitando o que foi personalizado ou ocultado.
Convidar a equipe
Em Equipe → Pessoas, na ficha da clínica, o dono convida por e-mail escolhendo o papel. O convite pode incluir o cargo com que a pessoa entra (ex.: Recepção, Financeiro). Ele chega por e-mail com um link e vale por 14 dias — é preciso entrar (ou criar conta) com o mesmo e-mail convidado para aceitar. Convites de veterinário dependem de vaga livre; a equipe entra sem limite.
Quem foi convidado e acabou de criar a conta
Não é obrigatório clicar no link do convite. Quem cria a conta com o mesmo e-mail do convite entra na clínica assim que o e-mail é confirmado: no cadastro com Google ou Apple isso acontece na hora (o e-mail já vem confirmado pelo provedor); no cadastro com e-mail e senha, acontece quando você toca em Confirmar e-mail na mensagem que recebeu. É esse passo que prova que o e-mail é seu — sem ele, ninguém entra numa clínica só por digitar um endereço no cadastro.
Se não houver nada no perfil pessoal, a conta já começa dentro do espaço da clínica, com o perfil pessoal oculto do seletor (dá para mostrar de novo em Configurações → Clínicas → Perfil pessoal).
Convidado por mais de uma clínica
Aí o app não escolhe por você: logo depois do cadastro aparece a tela Convites pendentes, com as clínicas que convidaram o seu e-mail. Entrar em uma não descarta as outras — você pode entrar em todas, e trocar de espaço pelo seletor no canto inferior esquerdo (no celular, pelo menu Mais).
Tocou em Agora não? Os convites continuam em Configurações → Clínicas, na seção Convites pendentes, até expirarem.
Assinatura e limites
O preço é por veterinário, com desconto conforme a equipe cresce — a equipe não conta. Também dá para assinar com um único veterinário, ideal para trazer a recepção e o restante da equipe sem pagar uma segunda vaga. A assinatura é feita pelo site (no navegador) e pode ser paga com cartão, Apple Pay ou Google Pay. No aplicativo (iOS e Android), a aba Assinatura oferece o botão Enviar link de ativação por e-mail: você recebe o link da assinatura no seu e-mail e conclui pelo navegador de um computador.
A clínica tem um saldo mensal compartilhado de 200 consultas por veterinário (por exemplo, 3 veterinários = 600 consultas/mês para a equipe toda). Ao atingir o limite, novas gravações ficam bloqueadas até o mês virar — ou o dono pode adicionar mais uma vaga.
Por quanto tempo o áudio das consultas fica guardado
Nas clínicas, o áudio das consultas é mantido por 24 meses e depois é removido automaticamente. Isso vale só para o arquivo de áudio — a transcrição, o prontuário e todo o histórico clínico continuam guardados normalmente; só deixa de existir a gravação para ouvir. Gravações de contas pessoais não têm remoção automática.
Receitas na clínica
A assinatura digital continua pessoal: cada veterinário assina com o próprio CRMV e certificado. A clínica fornece o papel timbrado (nome, endereço e logo) usado nos documentos.
Modelos compartilhados com a equipe
Os modelos de consulta, de receita e de documento nascem pessoais, mas podem virar da clínica: em cada um deles há a ação Compartilhar com a clínica. Depois disso o modelo aparece para toda a equipe, com o selo clínica e o nome de quem criou — é assim que a clínica padroniza o prontuário, o pós-operatório e os termos que entrega ao responsável.
Quem administra a equipe pode ainda marcar um modelo de consulta compartilhado como padrão da clínica: ele já vem selecionado nas gravações de quem não fixou um padrão pessoal (o padrão pessoal sempre vence).
Dono e veterinários editam e excluem os modelos da clínica; a equipe de recepção e secretaria usa sem alterar. Tornar pessoal desfaz o compartilhamento e devolve o modelo ao autor (só o autor ou o dono pode). Modelos de documento compartilhados saem das pastas, porque as pastas são pessoais.
Quem criou e histórico de alterações
Dentro de uma clínica, as listas de consultas, pacientes, responsáveis, receitas e documentos — e também o histórico do paciente (cada anotação, peso, vacina, exame, consulta ou documento na linha do tempo) — mostram quem criou cada registro (nome e avatar). Nas telas de detalhe, junto das datas de criação e edição, o link Histórico abre o histórico de alterações do registro: quem editou o quê e quando — incluindo alterações feitas pela Mima, marcadas como "Mima (IA)".
Trazer os registros para o seu espaço pessoal
Se você é o dono e quer encerrar a clínica, os registros clínicos não ficam presos: na aba Gerenciar dados da ficha da clínica, Trazer para o meu espaço move todos os pacientes, responsáveis, consultas, históricos e documentos da clínica para o seu perfil pessoal. Isso funciona mesmo com a assinatura da clínica cancelada — prontuário é sua responsabilidade legal de guarda e nunca fica atrás da cobrança.
A ação pede o nome exato da clínica digitado, porque não pode ser desfeita: depois dela o espaço da equipe fica vazio e os outros membros perdem o acesso a esses dados.
Excluir a clínica (com proteção)
A exclusão fica na aba Gerenciar dados da ficha da clínica. Excluir a equipe é uma ação séria, então ela tem três proteções: só o dono pode fazê-la (com a assinatura já cancelada), a confirmação exige digitar o nome exato da clínica, e a exclusão só acontece 48 horas depois. Durante essas 48 horas a ficha da clínica mostra um aviso com o botão Cancelar exclusão — um clique e tudo volta ao normal. Sair da clínica também pede o nome digitado, mas é imediato (dá para voltar por um novo convite).
Se a equipe ainda tiver registros clínicos, você escolhe o que fazer com eles: trazer para o seu espaço pessoal (acima) ou excluir junto com a equipe. Nesse segundo caso o botão vira Excluir equipe e registros e a confirmação mostra quantos pacientes, consultas e documentos serão apagados — não há como recuperá-los depois. Receitas e documentos assinados digitalmente nunca são apagados: se houver algum no espaço, a única saída é trazer os dados para o perfil pessoal.
Transferir a propriedade da clínica
O dono pode passar a clínica para outra pessoa da equipe. Em Equipe → Pessoas, no menu de três pontos de um veterinário, use Transferir propriedade: essa pessoa vira a nova dona (passa a administrar a equipe e a assinatura) e você continua como veterinário. Só é possível transferir para quem já é veterinário — promova a pessoa antes, se preciso.
A cobrança tem uma regra: uma assinatura de cartão fica atrelada ao cartão do dono atual e não pode ser passada para o cartão de outra pessoa automaticamente. Por isso, se a clínica tiver assinatura ativa, encerre-a antes de transferir; depois, o novo dono ativa a cobrança no próprio cartão. Clínicas em plano de cortesia são transferidas direto.
Sair ou remover alguém
O dono remove membros em Equipe → Pessoas na ficha da clínica; quem não é dono encontra Sair da clínica na mesma tela e pode sair quando quiser. Ao sair ou ser removido, a pessoa perde o acesso imediatamente, mas tudo o que ela criou permanece com a clínica. O perfil pessoal dela não é afetado.
Se um membro excluir a própria conta, os registros que ele criou também permanecem com a clínica — a autoria passa a aparecer como "Usuário removido". O dono precisa excluir a equipe (ou transferi-la) antes de poder excluir a própria conta.