O Financeiro do AllEars.Vet não é um sistema de caixa: é o registro do que você cobrou e do que recebeu, começando pela consulta. Ao terminar o resumo de uma consulta gravada, a IA propõe a cobrança com base no que foi feito. Você confirma, recebe e pronto.
Antes de começar: produtos e serviços
Em Financeiro → Produtos e serviços, cadastre o que você cobra: serviços e produtos com preço e categoria (Consultas, Vacinas, Exames…). É daqui que a IA tira os valores da cobrança. O botão Adicionar os básicos cria consulta, retorno, vacinas e hemograma sem preço, para você só preencher.
Configurações → Financeiro é uma lista curta, e cada linha abre a própria página, com um único Salvar. Quem tem acesso Completo chega lá também pela engrenagem à direita das abas do Financeiro. Em Configurações → Financeiro → Recebimentos:
- Pix: informe a chave, o nome do recebedor (até 25 caracteres, sem acento, como está no banco) e a cidade. Com isso a mensagem de cobrança passa a incluir o Pix copia e cola, gerado pelo próprio app, sem intermediário e sem taxa.
- Formas de pagamento: Pix, Dinheiro, Cartão de débito, Cartão de crédito e Transferência já vêm prontas. As taxas de cartão que vêm preenchidas são uma média de mercado, não o seu contrato, e é a taxa que define o líquido de cada recebimento, a previsão de caixa e a margem do mês. Confira no extrato da sua maquininha e toque em Conferi minhas taxas: enquanto isso não acontece, o passo fica pendente em Primeiros passos do financeiro. No cartão dá para informar a bandeira; como a taxa muda de uma bandeira para outra, o normal é ter uma forma por bandeira que você aceita.
O vencimento padrão (quantos dias depois da cobrança ela vence, 0 = no mesmo dia) fica em Configurações → Financeiro → Cobranças e orçamentos.
A chave Pix é opcional: sem ela, a mensagem de cobrança sai sem o código Pix. Enquanto faltar algum dos dois passos (Produtos e serviços e Formas de pagamento), quem tem acesso Completo vê o card Primeiros passos do financeiro em Financeiro → Visão geral. Cada passo abre a página que o resolve.
A cobrança sugerida pela IA
Na tela da consulta, o card Cobrança mostra a sugestão da IA: cada item traz de onde veio (tabela, prontuário ou transcrição) e o valor da tabela. Enquanto é uma sugestão, ela não conta como dívida nem aparece para o responsável.
- Confirmar cobrança aceita como está.
- Editar abre os itens para ajustar quantidade, valor, desconto e vencimento antes de confirmar.
- Descartar apaga a sugestão.
- Sem sugestão? Toque em ✦ Sugerir pela IA ou em Criar cobrança para montar do zero.
Itens que a IA não encontrou na tabela aparecem como sem preço — defina o valor na hora ou adicione o serviço à tabela.
Receber
O botão Receber aparece na consulta, na cobrança e na lista de cobranças. Informe o valor (já vem preenchido com o que está em aberto), a forma de pagamento, a data e, no cartão, as parcelas. Recebimento parcial deixa a cobrança como Parcial; ao quitar ela vira Paga. Cada recebimento registra quem recebeu. Errou? Estornar desfaz o recebimento e o valor volta a ficar em aberto.
Adiantamento e crédito do responsável
Quando o responsável paga antes de existir cobrança — um pacote de banhos, o sinal de uma cirurgia — use Adiantamento, na aba Financeiro da ficha dele. O dinheiro entra no caixa na hora, como qualquer recebimento.
O adiantamento quita sozinho as cobranças em aberto desse responsável, das mais antigas para as mais novas. O que sobrar fica como crédito disponível, e as próximas cobranças também já saem quitadas enquanto houver saldo. Se o crédito cobrir só uma parte, a cobrança fica Parcial e o restante continua a receber.
Toque no card Crédito disponível para ver o extrato: cada adiantamento e cada uso, com link para a cobrança. Estornar desfaz um adiantamento que ainda não foi usado; se ele já quitou alguma cobrança, estorne primeiro o recebimento na cobrança.
No Receber de uma cobrança, o crédito aparece como forma de pagamento Crédito do responsável quando há saldo.
Uma conta importante: crédito usado não é contado de novo como dinheiro recebido. Os reais entraram no dia do adiantamento, então o recebido do mês, o caixa e o fluxo de caixa contam esse valor uma vez só.
Cobrar no WhatsApp
Cobrar no WhatsApp monta a mensagem com o nome do responsável, o valor em aberto, o atendimento e, se você configurou o Pix, o código copia e cola. Abra direto no WhatsApp ou copie o texto. Quando o pagamento cair, registre com Receber.
Acompanhar
- Financeiro: recebido no mês, a receber, vencidas, sugestões pendentes, a lista Precisa de atenção com Cobrar e Receber em cada linha, últimos seis meses e por forma de pagamento. O card Financeiro no Início traz o mesmo resumo.
- Financeiro → Cobranças: abas Em aberto, Vencidas, Sugeridas, Pagas e Canceladas, com busca por responsável, paciente ou item. Em Nova cobrança, se o responsável ou o paciente ainda não existe, digite o nome e toque em criar: ele é cadastrado ali mesmo, já ligado ao outro campo se estiver preenchido.
- Na ficha do responsável, a aba Financeiro mostra o que está em aberto, o crédito disponível, o recebido em 12 meses e o histórico, com Nova cobrança e Adiantamento.
Atende em clínicas de terceiros?
No plano individual, cadastre as clínicas em Configurações → Financeiro → Clínicas parceiras com a regra de repasse: % do cobrado ou valor fixo por atendimento, e o dia em que a clínica paga. Na cobrança, escolha Quem paga → Clínica parceira: o app guarda o valor que a clínica cobrou e calcula Meu repasse, que é o que entra no seu "a receber". A visão geral mostra quanto cada clínica deve.
Orçamento
Nem toda conversa vira cobrança. Crie a cobrança como Orçamento e ela nasce com uma validade, sem entrar no "a receber", sem contar no limite do plano Free, sem gerar comissão e sem mexer no estoque.
Os orçamentos ficam na aba Orçamentos de Financeiro → Cobranças, com a validade e a marca Vencido quando o prazo passa. Um orçamento vencido ainda pode ser aprovado, porque o prazo é uma promessa ao cliente, não uma trava.
Aprovar transforma o orçamento em cobrança em aberto, e é aí que ele passa a valer para tudo. Não aprovado guarda o motivo da perda, que é o que permite descobrir depois por que os orçamentos não fecham.
A validade padrão fica em Configurações → Financeiro → Cobranças e orçamentos.
Pacotes
Pacote é serviço vendido antecipadamente: cinco banhos, três sessões de fisioterapia. Cadastre no filtro Pacotes de Financeiro → Produtos e serviços com nome, preço, validade em dias e quais itens da tabela de preços ele inclui, com a quantidade de cada um.
Na aba Financeiro do responsável, Vender pacote cria a cobrança do valor e libera as sessões. Dali em diante, quando você lançar numa cobrança um item que o pacote cobre, ele entra com valor zero e a marca Pacote, e desconta uma sessão. O card mostra quantas restam e até quando valem.
Pacote não é dinheiro: a receita fica no mês em que o pacote foi vendido, que foi quando o dinheiro entrou. Cancelar a cobrança devolve as sessões.
Receber várias cobranças de uma vez
Quando o responsável tem mais de uma conta aberta, Receber selecionadas (aba Financeiro da ficha dele) abre tudo numa tela só. Escolha as cobranças, informe o valor, que pode ser menor que o total, e a forma de pagamento.
O valor é distribuído das cobranças mais antigas para as mais novas. Assim, um pagamento parcial deixa a cobrança mais recente em aberto, em vez de deixar todas pela metade.
Estoque
O estoque mora junto do catálogo, em Financeiro → Produtos e serviços, porque é o mesmo item: o que você vende tem preço e, se quiser, quantidade.
Para começar a acompanhar um produto, crie ou edite o item e ligue Controlar estoque, informando o custo e o mínimo que você quer manter. Ao criar um item já com estoque, dá para informar a quantidade inicial ali mesmo, sem precisar de um segundo passo.
Depois disso a venda dá baixa sozinha quando a cobrança vira real, nunca num rascunho ou orçamento, e cancelar a cobrança devolve. Movimentar registra entrada, saída ou ajuste; cada entrada com custo novo atualiza o custo do item, que é o que alimenta a margem. Tocar no item abre o histórico, com o saldo depois de cada movimentação, e o filtro Estoque baixo mostra o que chegou no mínimo.
Uma observação sobre quem vê o quê: custo, quantidade e margem são do nível Completo. Quem tem "Só o meu" ou "Pode receber" vê o preço, que é o que precisa para cobrar, e não a margem.
Recebíveis de cartão
O dinheiro do cartão cai dias depois da venda, e raramente no centavo. Financeiro → Cobranças → Cartões lista o que as operadoras ainda devem, com a data prevista e o valor líquido já descontada a taxa.
Parcelado aparece uma linha por parcela, porque é assim que a operadora paga: uma venda em 6x vira seis depósitos de mês em mês, marcados 1/6, 2/6 e assim por diante.
Quando cada depósito cair, Confirmar registra a data e o valor que realmente entrou naquela parcela. O app mostra a diferença entre o previsto e o depositado, que é o número a cobrar da operadora.
Em clínica: quem vê o quê
Na aba Equipe da clínica, o dono define o acesso financeiro de cada membro:
- Sem acesso: não vê valores em lugar nenhum.
- Só o meu: cria cobranças do próprio trabalho, com ou sem consulta, e corrige enquanto nada foi pago; vê a própria produção; não recebe dinheiro.
- Operar caixa: cria cobranças, recebe e cobra para qualquer paciente; não vê os totais da clínica nem a produção dos colegas. O "recebido" que aparece para ela é o que ela mesma recebeu, que é o que se confere no fim do dia.
- Completo: tudo, inclusive configurações e cancelamentos. O dono é sempre Completo.
Cada cargo também tem um acesso financeiro padrão, definido no editor de cargos da aba Equipe. Ele vale para quem tem o cargo e ninguém ajustou individualmente: crie o cargo "Recepcionista" com Operar caixa e toda recepcionista nova já entra podendo receber. Os cargos que já vêm prontos têm padrão próprio: Dono com Completo, Veterinário com Só o meu, Administrador e Equipe sem acesso (para o administrador ver o financeiro, ajuste a pessoa em Equipe). Ajustar uma pessoa em Equipe continua valendo por cima do cargo.
Despesas e relatórios
Em Financeiro → Despesas ficam as contas a pagar: aluguel, fornecedores, equipe, impostos. Cada despesa tem categoria, vencimento e, se quiser, repetição semanal, mensal ou anual — ao pagar uma despesa recorrente, a próxima ocorrência é criada sozinha. O botão Pagar na linha marca como paga; Desfazer pagamento volta atrás.
Em Financeiro → Relatórios ficam as três telas que olham para os números, cada uma com o seu nome, porque são perguntas diferentes. Nenhuma delas tem botão de receber ou pagar: os totais levam para Cobranças e Despesas, que é onde se age.
A Previsão de caixa responde se o dinheiro vai dar. O primeiro número é o saldo projetado até a data que você escolher, somando o resultado do mês até hoje com o que há a receber e subtraindo o que há a pagar, com o gráfico do saldo dia a dia em linha tracejada, porque tudo ali é estimativa. Abaixo, o que há a receber e a pagar aparece somado por período, e cada período abre a lista já filtrada. A coluna O que afeta esta previsão mostra o que está de fora dela: rascunhos da IA, cobranças sem vencimento e despesas recorrentes chegando.
O Fluxo de caixa é só o que aconteceu de verdade, mês a mês: o que entrou, já líquido das taxas, e o que saiu. Os meses futuros aparecem tracejados, porque ainda são previsão.
O Resultado do mês é o DRE: recebido bruto, taxas, líquido, despesas por categoria, resultado e margem. Você escolhe ler por caixa, pelo dia em que o dinheiro se moveu, ou por competência, pelo mês a que o atendimento e a conta pertencem, pagos ou não. É aqui também que ficam os botões de CSV de cobranças, recebimentos e despesas do mês, para o contador.
Em Relatórios há mais dois relatórios financeiros: Faturamento por serviço e Produção e comissões, ambos com exportação.
Quem mudou o quê
O financeiro guarda um histórico de alterações: cada mudança em cobrança, recebimento, despesa, produto, forma de pagamento, comissão, configuração e no acesso financeiro da equipe fica registrada com quem fez, quando, e o valor antes e depois.
Cada cobrança mostra o próprio histórico logo abaixo dos recebimentos, que é onde costuma aparecer a pergunta "quem deu esse desconto". O histórico completo do consultório é um relatório: Financeiro → Relatórios → Histórico de alterações, com filtros por período, por tipo e por pessoa.
Ler o histórico exige acesso Completo, porque o sentido de uma trilha é justamente quem não fez a mudança poder conferir. Ninguém apaga uma linha, nem o dono: um histórico que pode ser arrumado não responde nada.
Recibo em PDF
Na cobrança, cada recebimento tem o botão Recibo PDF: um recibo simples, com o timbre da clínica, o valor por extenso e o saldo que ficou em aberto.
Quem assina o recibo é quem recebeu o pagamento. Se essa pessoa tem a assinatura manuscrita cadastrada, ela já sai impressa sobre a linha, com nome e CRMV; se não tem, ou desligou Usar nos recibos de pagamento, a linha fica em branco para assinar à mão.
Ele é comprovante de pagamento, não é nota fiscal. A nota de serviço continua sendo emitida no emissor da sua prefeitura ou no Emissor Nacional da NFS-e, e desde 2026 isso é obrigação de quem presta serviço: MEI já emite pelo Emissor Nacional desde 2023, e as demais empresas estão entrando ao longo do ano. Na dúvida sobre o seu caso, fale com o seu contador.
Caixa do dia e comissões (clínicas)
As comissões seguem a regra que a clínica negociou, e não só um percentual. Para cada veterinário você escolhe calcular sobre o que foi cobrado ou o que foi recebido, ignorar descontos (comissiona o preço de tabela, para que um desconto não saia de graça para quem o concede), contar só o que foi pago, descontar a taxa do cartão antes do percentual e valer a partir de uma data, para quem entrou no meio do mês. Também dá para definir percentuais por item ou categoria, que sobrepõem o percentual geral: 30% na cirurgia e 10% no resto, por exemplo.
Ligando Cada vet vê a própria comissão, a equipe ganha a tela Minhas comissões, com os próprios números do mês. É o tipo de transparência que evita a pergunta mensal.
Ligue o caixa do dia em Configurações → Financeiro → Caixa do dia. Cada operador tem o próprio caixa: ele abre no primeiro recebimento do dia, aceita sangrias e reforços, e fecha em Financeiro → Caixa com a conferência do que o sistema registrou contra o que foi contado. Diferença exige observação. Quem tem acesso Completo vê todos os caixas do dia, valida os fechados e pode reabrir para revisão.
Em Configurações → Financeiro → Comissões, defina uma regra de comissão por veterinário (porcentagem sobre o recebido ou sobre o cobrado). O relatório de produção mostra a comissão do mês e Gerar despesas de comissão cria uma conta a pagar por veterinário.
Pagamentos no portal do responsável
A chave Mostrar pagamentos no portal fica no card Cobranças no portal de Configurações → Acesso do responsável, visível para quem tem acesso Completo. Com ela ligada, o responsável vê no portal as cobranças em aberto, com o botão Pagar com Pix que copia o código, e os pagamentos recentes. As sugestões da IA nunca aparecem lá.
Já usa outro sistema?
Se as cobranças da sua clínica já ficam em outro sistema, desligue o financeiro em Configurações → Financeiro, no interruptor Usar o financeiro do AllEars.Vet. Ele some do menu, do botão Criar, da consulta e da ficha do responsável, e a IA para de sugerir a cobrança depois de cada consulta. Nada é apagado: ao religar, tudo volta como estava, com as cobranças, recebimentos e despesas de antes. As consultas feitas enquanto ele estava desligado não ganham cobrança sugerida depois; se precisar, crie a cobrança pela consulta.
O mesmo atalho aparece no cartão de cobrança da consulta, em Não uso o financeiro aqui. Na clínica, quem decide é quem tem acesso Completo ao financeiro, e a escolha vale para a equipe toda.
Pergunte à Mima
A Mima responde "quanto recebi em agosto?", "quem está devendo?", "quais cobranças estão vencidas?", "quanto temos de comissões a pagar?" e "quais contas vencem esta semana?". Ela também cria uma cobrança ("cobra a consulta e a vacina da Maria", com os preços da sua tabela), registra um recebimento, marca uma conta como paga e monta a mensagem de cobrança com o Pix para você mandar no WhatsApp. Antes de gravar qualquer coisa, ela sempre mostra um cartão de aprovação.
Limites e o que ainda não existe
No plano gratuito há um limite de cobranças confirmadas por mês (as sugestões da IA não contam até serem confirmadas). Nota fiscal, confirmação automática de Pix, integração com a maquininha e conciliação bancária ainda não fazem parte do módulo. A emissão de NFS-e está no roteiro como recurso pago à parte, porque emitir tem custo por nota para nós; até lá, emita pelo caminho que você já usa. O cartão funciona sem integração: você passa na sua máquina, registra o recebimento aqui com a forma, as parcelas e o NSU no campo Referência, e o resto (líquido, previsão e conferência do depósito) o app faz.